ДЕЗликбез. Какие журналы нужны для салона красоты?

Ведение журналов – обязанность каждого салона красоты, а их правильное заполнение – еще и защита от штрафов в случае внезапно нагрянувшей проверки. Однако, увы, в нашей практике отсутствует официальный документ, который бы детализировал перечень журналов, необходимых для соблюдения санитарно-эпидемиологических норм и трудового законодательства в индустрии красоты. Существует только устоявшаяся практика проверок - на что чиновники обращают внимание. Давайте подробнее разберемся в том, на что же действительно обращают внимание инспектора, и как обеспечить безупречный контроль за ведением журналов.

Общие правила заполнения журналов

• Листы журнала должны быть пронумерованы. Допускается использование заводской маркировки; в случае ее отсутствия, номера страниц можно нанести вручную. 

• Журнал должен быть прошит, чтобы исключить возможность подмены страниц. Шнуровка должна быть выведена на заднюю страницу и запечатана наклейкой, на которой указывается общее количество пронумерованных страниц, а также подпись и расшифровка лица, ответственного за ведение журнала.

• По окончании ведения журнал не следует выбрасывать. В зависимости от типа документа, их хранение в архивах варьируется от трех до семидесяти пяти лет. Например, по соблюдению дезрежима не существует строгого регламента хранения журналов, но важно помнить о трехлетнем сроке исковой давности по административным делам. В случае судебного разбирательства в течение этого времени вам предстоит доказать, что ваши инструменты были чистыми. В то же время трудовые договоры, служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые контракты, личные карточки и невостребованные подлинные документы должны сохраняться в архиве на протяжении семи десятилетий.  

• Строки в журнале следует заполнять подряд, без пропусков, чтобы исключить возможность добавления лишних записей.  

• Внесение исправлений допускается без применения корректировочных замазок. При ошибке нужно аккуратно зачеркнуть неверную запись, сохранив читаемость, а рядом указать верные данные.  

• Журнал необходимо заверить подписью директора и, при наличии, поставить печать.

Журналы по соблюдению санитарно-противоэпидемического законодательства

Санитарные правила представляют собой не просто рекомендации, а обязательные законы, которые требуют строгого соблюдения. К их числу относятся СП 2.1.3678-20, СанПиН 3.3686-21, СанПиН 2.1.3684-21 и другие важные документы. Согласно этим правилам необходимо вести следующие журналы.

1. Журнал учета и расходования дезинфицирующих средств

Если у вас имеется медицинская лицензия, ведение учета дезинфицирующих средств обязательно. Если ваша организация оказывает коммунально-бытовые услуги, то крайне желательно. Во-первых, тщательное ведение документации способствует укреплению доверия со стороны контролирующих органов, а во-вторых, вы всегда будете осведомлены о количестве приобретенных, израсходованных и необходимых для закупки дезсредств на следующий месяц. 

На титульном листе необходимо указать название вашего салона или клиники, основной вид деятельности (бытовые или медицинские услуги), фактический адрес, а также имена руководителя и ответственных за учет дезсредств и программу производственного контроля. 

Следующим шагом является заполнение расчетного листа дезинфицирующих средств, что является обязательным для всех организаций. Учтите, что по действующему законодательству запас дезсредств должен составлять минимум три дня, однако предпочтительнее закупить их сразу на месяц. В расчет можно включить несколько дезсредств, чтобы иметь возможность заменить одно другим в случае необходимости. После этого заполняются страницы, отражающие приход и расход дезинфицирующих средств. Помните, что фактический расход может незначительно отличаться от расчетных данных: могут возникнуть непредвиденные дезинфекционные мероприятия или же в месяце может быть меньше рабочих дней.

2. Журнал учета качества предстерилизационной обработки 

Предстерилизационной очистке (ПСО) подлежат все многоразовые инструменты, использованные в процедурах, нарушающих целостность кожного покрова. По завершении процесса ПСО ставится азопирамовая и фенолфталеиновая пробы для выявления скрытых биологических жидкостей и остатков щелочных моющих средств. Результаты проведения проб аккуратно фиксируются в журнале, в который вносятся следующие данные:

• Дата проведения ПСО.

• Используемое при очистке дезинфицирующее средство.

• Название и количество инструмента (одинаковые можно просуммировать).

• Количество загрязненнх кровью и моющими средствами (в журнал вносятся лишь отрицательные результаты, так как положительные результаты требуют повторной обработки).

• Ставится подпись ответственного лица.

3. Журнал контроля качества работы стерилизаторов

Стерилизация инструментов контролируется с помощью внешних или универсальных индикаторов. Важно помнить, что для каждого типа стерилизатора — будь то воздушный, паровой или инфракрасный — существуют специальные индикаторы. Результаты стерилизации фиксируются в журнале:

• Дата проведения стерилизации.

• Марка и номер стерилизатора.

• Название и количество инструмента (одинаковые можно просуммировать).

• В упаковке или без.

• Время стерилизации (Обратите внимание: указывается именно время стерилизации, а не время работы стерилизатора, которое может быть существенно больше из-за скорости нагрева и охлаждения камеры).

• Режим работы стерилизатора: давление и температура.

• Вклеиваются сработавшие индикаторы.

• Ставится подпись ответственного лица.

4. Журнал регистрации и контроля ультрафиолетовой установки

Воздух необходимо очищать всем организациям, тем более что исследования подтверждают: это способствует снижению заболеваемости сотрудников. Если в вашем салоне установлено несколько рециркуляторов, то для каждого из них следует вести отдельный журнал. Не стоит пугаться объема вносимой в журнал  информации — большинство граф заполняется лишь один раз. В журнале необходимо указать:

• Наименование и габариты помещения, а также место расположение рециркулятора.

• Номер и дата акта ввода рециркулятора в эксплуатацию.

• Тип бактерицидной установки.

• Нужно или нет использовать средства индивидуальной защиты при его работе.

• Срок замены лампы согласно инструкции.

• Суммарное количество отработанных часов по месяцам.

• Объект обеззараживания.

• Вид микроорганизмов (санитарно-показательный или иной).

• Условия обеззараживания (в присутствии или отсутствии людей).

• Режим облучения: непрерывный, если лампа работала целый день или повторно-кратковременный, если ее включали на время.

• Время включения и выключения лампы, а также количество отработанных за один раз часов.

 5. Журнал учета медицинских отходов класса «Б»

Данный журнал необходим для организаций, имеющих медицинскую лицензию и отходы категории «Б». В нем указываются:

• Дата сбора отходов.

• Точка сбора.

• Объем отходов.

• Номер накладной по которой производится вывоз отходов.

• Кто сдал и принял отходы.

• При необходимости ставится примечание.

6. Журналы текущих и генеральных уборок

По сути – график уборки:

• Номер уборки по порядку.

• Планируемая дата проведения.

• Наименование дезинфицирующего средства, с которым будем проводится уборка.

• Фактическая дата проведения.

• Подпись лица, осуществившего уборку.

Журналы имеют схожий формат, различаясь лишь по частоте проведения уборок: запланированные даты устанавливаются заранее, к примеру, разрабатываются на месяц вперед, тогда как фактические отметки ставятся после завершения каждой уборки.

Какие еще журналы потребуются при проверке 

7. Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя

Данный журнал обязателен для каждой организации и заполняется сотрудниками органов, проводивших проверку, самостоятельно заполнять ничего не потребуется. В журнале фиксируется:

• Дата начала и окончания проверки, время проведения.

• ФИО и должности проверяющих, наименование контролирующего органа.

• Цели и задачи проверки.

• Выявленные нарушения, предписания по устранению.

• вид проверки: плановая, внеплановая и т.д.

• Дата и номер акта, составленного после проведения проверки.

• ФИО ответственного за устранение нарушений в случае их обнаружения.

8. Журнал учета медицинских книжек.

Медицинские книжки хранятся под бережным контролем работодателя. Тем не менее, сотрудники вправе получать их на руки, к примеру, для прохождения планового медицинского осмотра. 

В журнале фиксируется:

• ФИО работника.

• Должность.

• Номер документа.

• Срок действия записи.

• Расписки о получении или возврате документа.

9. Журнал учета выдачи средств индивидуальной защиты.

Все средства индивидуальной защиты, выдающиеся работникам на предприятии, подлежат учету. Журнал ведется в произвольной форме. В нем фиксируется:

• Дата выдачи.

• Наименование и количество выданных СИЗ.

• ФИО и подписи выдавшего и получившего СИЗ.

Можно выделить три основных:

Журнал вводного инструктажа – в него вносится запись, когда сотрудник только приступил к работе (практике) в салоне впервые.

• Дата.

• ФИО, год рождения и должность сотрудника. 

• Наименование подразделения. 

• ФИО и должность инструктирующего. 

• Подписи обеих сторон.

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте – фиксируются первичные, повторные и внеплановые инструктажи.

• Дата. 

• ФИО, год рождения и должность работника. 

• Вид инструктажа. 

• Основание для его проведения (например, внутренний приказ директора или приказ Министерства труда)

• ФИО и должность инструктирующего. 

• Подписи обеих сторон.

Журнал регистрации несчастных случаев – фиксируются происшествия на рабочем месте. В нем отмечают:

• дату происшествия;

• стаж работы, год рождения, должность и ФИО пострадавшего сотрудника;

• место, в котором случился несчастный случай;

• вид несчастного случая;

• краткое описание происшествия;

• номер составленного акта;

• последствия;

• меры, которые были предприняты для устранения подобных происшествий.

Согласно строгим правилам пожарной безопасности, в каждом салоне необходимо обеспечить присутствие огнетушителей, которые должны своевременно обслуживаться и находиться в исправном состоянии. Важнейшей частью этой системы является регулярный инструктаж сотрудников, который помогает им осознать важность соблюдения правил безопасности и готовности к любым непредвиденным ситуациям. Эти мероприятия тщательно фиксируются в соответствующих журналах, служащих свидетельством серьезного подхода к обеспечению безопасности. 

Журнал учета огнетушителей и Журнал проверки огнетушителей. В первом фиксируются все огнетушители с указанием типа, марки, присвоенного номера, места расположения и периода эксплуатации. Во втором сведения о перезарядках, испытаниях, обслуживании и др. данные.

В журнале инструктажа по пожарной безопасности отмечается дата проведения мероприятия, данные сотрудников, проходящих инструктаж, вид инструктажа (вводный, первичный, плановый, внеплановый), а также ФИО ответственного за инструктаж.

Ответственность за отсутствие журналов

За отсутствие журналов предусмотрена административная ответственность. Если во время проверки у вас не окажется журналов по санитарно-противоэпидемическому режиму, согласно статье 6.3 КоАП РФ, индивидуальному предпринимателю грозит штраф от 500 до 1000 рублей, а юридическому лицу — от 10 000 до 20 000 рублей. В некоторых случаях возможно приостановление деятельности на срок до 90 дней.

Ответственность за отсутствие журналов инструктажей по охране труда значительно строже. Согласно статье 5.27.1 КоАП РФ, должностное лицо или индивидуальный предприниматель рискуют получить штраф в диапазоне от 15 000 до 25 000 рублей, в то время как юридические лица могут быть оштрафованы на сумму от 110 000 до 130 000 рублей.

Чтобы избежать штрафов, необходимо вести все требуемые журналы, а также тщательно и своевременно заполнять их. Заботьтесь о себе и своих клиентах, следуя установленным требованиям — это не только залог вашей безопасности, но и основа доверия в бизнесе.